A gestão de processos de negócios (BPM) é uma disciplina fundamental na estrutura organizacional moderna, exigindo uma análise profunda de seus conceitos principais para aqueles interessados em dominar a excelência operacional. No seu cerne, o BPM se intersecta significativamente com os princípios do Six Sigma, enfatizando a busca absoluta pela redução de desperdício, melhoria da qualidade e otimização de processos.

Compreender o BPM requer um domínio de seus elementos fundamentais:

Visão do Processo de Ponta a Ponta

Este conceito erradica a miopia de ‘nichos’ e promove uma visão holística dos processos desde a sua iniciação até a conclusão, garantindo que cada atividade esteja alinhada com os objetivos da organização.

Este conceito enfatiza a importância de visualizar o processo em sua totalidade, desde o início até o fim, em todos os departamentos e funções. Ele garante que cada atividade esteja alinhada com os objetivos gerais da empresa e entregue valor ao cliente.

A Visão do Processo de Ponta a Ponta é uma abordagem “cross-functional” que analisa um processo de negócio desde a sua concepção até o seu término. Essa perspectiva considera cada etapa envolvida na entrega de um produto ou serviço ao cliente, garantindo que cada segmento da operação trabalhe harmoniosamente em direção ao resultado final.

Rework

Esta é a repetição desnecessária de uma etapa do processo devido a erros ou ineficiências, que devem ser minimizadas para operações mais eficientes.
Rework, ou retrabalho, se refere ao problema de ter que refazer uma tarefa ou etapa de um processo devido a erros ou deficiências na tentativa inicial. ÿ frequentemente um sinal de ineficiências dentro do processo e pode ser um grande desperdício de recursos e tempo.

Gargalos

Estes são momentos críticos em um processo onde o fluxo é obstruído, resultando em atrasos e trabalho acumulado. Identificar e mitigar gargalos é essencial para um fluxo de processo suave.
Os gargalos ocorrem quando uma determinada etapa do processo limita a capacidade geral do processo devido ao desempenho lento ou à demanda excessiva. Eles podem retardar significativamente as operações e criar atrasos que afetam todo o processo.

Handoffs

Cada vez que um processo muda de um papel para outro, há uma transferência. Muitas transferências podem complicar o processo e introduzir erros, os quais o BPM se esforça para simplificar.

As transferências são os pontos em um processo em que o trabalho é transferido de uma pessoa ou equipe para outra. Cada transferência tem o potencial de introduzir erros, atrasos e falhas de comunicação, que podem ser mitigados através da otimização das transições.

Atividades que não agregam valor

Frequentemente camufladas na burocracia, essas são etapas do processo que inflam o prazo sem contribuir para o resultado final. O BPM busca identificar e eliminar essas etapas para aumentar a eficiência.

Estes são passos dentro de um processo que não contribuem para o produto ou serviço final de uma forma valorizada pelo cliente. Essas atividades aumentam o custo e o tempo do processo sem melhorar o resultado final.

Padronização de Processos

Um aspecto fundamental do BPM é a padronização dos processos para garantir consistência e repetibilidade. Ao padronizar, as organizações podem alcançar uniformidade na execução do processo, o que é vital para manter a qualidade e permitir a escalabilidade.

Melhoria Contínua

Inspirado na filosofia Kaizen, BPM não é um evento único, mas um esforço contínuo para melhorar processos. A melhoria contínua em BPM significa avaliar e aprimorar regularmente os processos para se adaptar a novos desafios e oportunidades.

De acordo com a Associação de Profissionais de Gestão de Processos de Negócio (ABPMP) Common Body of Knowledge (CBOK), o alinhamento desses conceitos é fundamental para qualquer iniciativa de BPM. Ao analisarmos esses elementos, fica evidente que a gestão de tipos – desde o mais autocrático até o mais laissez-faire – converge para o terreno comum do BPM.

Para um exemplo de empresa de construção e revenda de propriedades, onde as operações são em uma escala e complexidade significativamente maior, vamos revisitar os conceitos de BPM:

Visão de Processo de Ponta a Ponta: A grande empresa implementa um sistema sofisticado de gerenciamento de projetos que acompanha o progresso de cada propriedade desde a compra, passando pela renovação, até a venda. Isso garante que os objetivos estratégicos estejam alinhados entre diferentes departamentos e projetos.

Rework: A empresa identifica uma tendência de violações frequentes do código elétrico em suas reformas. Em resposta, eles contratam um inspetor elétrico em tempo integral e certificado para supervisionar todo o trabalho elétrico, reduzindo significativamente a necessidade de reformulações e atrasos.

Gargalos: Eles descobrem que as aprovações para projetos de renovação frequentemente se tornam estrangulamentos devido ao volume de projetos. Para resolver isso, eles simplificam o processo de aprovação com uma equipe dedicada de revisão de design que trabalha em paralelo com os projetos em andamento.

Handoffs: Com várias equipes envolvidas na transformação de uma única propriedade, as passagens de bastão – especialmente entre a equipe de construção, designers de interiores e equipe de decoração – se tornam críticas. A empresa institui um papel de coordenação centralizado que garante transições perfeitas entre as etapas.

Atividades que não agregam valor: Eles percebem que muito tempo é gasto por trabalhadores qualificados em tarefas como limpeza do local, que não requer o nível de expertise deles. Eles resolvem isso contratando uma equipe separada de limpeza, permitindo que os trabalhadores qualificados se concentrem em tarefas de alto valor.

Ao abordar sistematicamente cada elemento, a empresa maior pode alcançar economias de escala, garantir qualidade, minimizar atrasos e otimizar seus processos para maior eficiência e rentabilidade em seu negócio de compra e venda de imóveis.

Como se tornar um especialista em conceitos e técnicas de BPM?

Profissionais que possuem a habilidade de navegar por esses territórios de BPM não são apenas gestores eficazes; eles são ativos inestimáveis para suas organizações. Eles estão preparados para introduzir mudanças transformadoras, impulsionar eficiência e, em última instância, contribuir para o resultado final.

E para aqueles que aspiram alcançar essa expertise rapidamente, os cursos do Modo Rápido de BPM são o seu acelerador. Este programa é cuidadosamente projetado para condensar um conhecimento extenso em um formato mais digerível, oferecendo treinamento rápido e abrangente na disciplina de BPM.

Embarcar nessa jornada de aprendizado não apenas lhe proporciona conhecimento teórico; ele lhe capacita a implementar melhorias tangíveis, promovendo um ambiente de negócios robusto e ágil. Portanto, se liderar o aprimoramento de processos é o seu objetivo, deixe o BPM Fast Mode ser o veículo que o levará até lá.