La gestión de procesos empresariales (BPM) se posiciona como una disciplina clave en la estructura organizativa moderna, lo que justifica una inmersión profunda en sus conceptos fundamentales para aquellos interesados en dominar la excelencia operativa. En su esencia, BPM se cruza significativamente con los principios de Six Sigma, enfatizando la búsqueda absoluta de reducir el desperdicio, mejorar la calidad y optimizar los procesos.

Comprender BPM requiere dominar sus elementos fundamentales

Vista del Proceso de Extremo a Extremo

Este concepto erradica la miopía de los ‘nichos’ y promueve una visión holística de los procesos desde su inicio hasta su conclusión, asegurando que cada actividad se alinee con los objetivos de la organización.

Este concepto enfatiza la importancia de ver el proceso en su totalidad, desde el inicio hasta el final, en todos los departamentos y funciones. Asegura que cada actividad esté alineada con los objetivos generales del negocio y entregue valor al cliente.

La Vista del Proceso de Extremo a Extremo es un enfoque «cross-functional» que analiza un proceso empresarial desde su inicio hasta su conclusión. Esta perspectiva considera cada paso involucrado en la entrega de un producto o servicio al cliente, asegurando que cada segmento de la operación funcione armoniosamente hacia el resultado final.

Rework

Esta es la repetición innecesaria de un paso del proceso debido a errores o ineficiencias, que debería ser minimizada para operaciones optimizadas.

Rework se refiere al problema de tener que volver a hacer una tarea o paso del proceso debido a errores o deficiencias en el intento inicial. A menudo es un signo de ineficiencias dentro del proceso y puede ser una gran pérdida de recursos y tiempo.

Bottlenecks

Estos son momentos críticos en un proceso donde el flujo se ve obstaculizado, lo que lleva a retrasos y trabajo acumulado. Identificar y mitigar los cuellos de botella es esencial para un flujo de proceso sin problemas.

Los cuellos de botella ocurren cuando una etapa específica del proceso limita la capacidad total del mismo debido a un rendimiento lento o una demanda excesiva. Pueden retrasar significativamente las operaciones y crear acumulaciones que afectan todo el proceso.

Handoffs

Cada vez que un proceso cambia de un rol a otro, hay una entrega. Demasiadas entregas pueden complicar el proceso e introducir errores, lo que BPM se esfuerza por simplificar.

Las entregas son los puntos en un proceso donde el trabajo se transfiere de una persona o equipo a otro. Cada entrega tiene el potencial de introducir errores, retrasos y problemas de comunicación, los cuales pueden ser mitigados mediante la optimización de las transiciones.

Actividades que no agregan valor

A menudo camuflados en la burocracia, estos son pasos del proceso que inflan el tiempo sin contribuir al resultado final. BPM busca identificar y eliminarlos para mejorar la eficiencia.

Estos son pasos dentro de un proceso que no contribuyen al producto o servicio final de una manera valorada por el cliente. Estas actividades aumentan el costo y el tiempo del proceso sin mejorar el resultado final.

Estandarización del proceso

Un aspecto fundamental de BPM es la estandarización de procesos para garantizar consistencia y repetibilidad. Al estandarizar, las organizaciones pueden lograr uniformidad en la ejecución de procesos, lo que es vital para mantener la calidad y permitir la escalabilidad.

Mejora continua

Tomando prestado de la filosofía Kaizen, BPM no es un evento único sino un esfuerzo continuo para mejorar los procesos. La mejora continua en BPM significa evaluar y mejorar regularmente los procesos para adaptarse a nuevos desafíos y oportunidades.

Según la Asociación de Profesionales en la Gestión de Procesos de Negocio (ABPMP) del Cuerpo Común de Conocimiento (CBOK), la alineación de estos conceptos es fundamental para cualquier iniciativa de BPM. Al analizar estos elementos, queda claro que la gestión de los tipos, desde el más autocrático hasta el más laissez-faire, convergen en el terreno común de BPM.

Para un ejemplo de una empresa de construcción y remodelación de propiedades, donde las operaciones son a una escala y complejidad mucho mayores, volvamos a revisar los conceptos de BPM:

Vista del Proceso de Extremo a Extremo: La gran empresa implementa un sistema sofisticado de gestión de proyectos que sigue el progreso de cada propiedad desde la compra, a través de la renovación, hasta la venta. Esto asegura que los objetivos estratégicos estén alineados en diferentes departamentos y proyectos.

Rework: La empresa identifica una tendencia de violaciones frecuentes al código eléctrico en sus renovaciones. Responden contratando a un inspector eléctrico de tiempo completo y certificado para supervisar todo el trabajo eléctrico, reduciendo significativamente la necesidad de rehacer y los retrasos.

Bottlenecks: Encuentran que las aprobaciones para los diseños de renovación a menudo se convierten en cuellos de botella debido al volumen de proyectos. Para abordar esto, agilizan el proceso de aprobación con un equipo dedicado de revisión de diseños que trabaja en paralelo con los proyectos en curso.

Handoffs: Con múltiples equipos involucrados en la remodelación de una sola propiedad, las entregas, especialmente entre el equipo de construcción, los diseñadores de interiores y los equipos de puesta en escena, se vuelven críticas. La compañía establece un rol de coordinación centralizado que garantiza transiciones sin problemas entre las etapas.

Actividades que no agregan valor: Se dan cuenta de que los trabajadores calificados dedican mucho tiempo a tareas como la limpieza del sitio, que no requiere su nivel de experiencia. Para solucionar esto, contratan un equipo de limpieza separado, permitiendo que los trabajadores calificados se enfoquen en tareas de alto valor.

Al abordar sistemáticamente cada elemento, la empresa más grande puede lograr economías de escala, garantizar la calidad, minimizar los retrasos y optimizar sus procesos para una mayor eficiencia y rentabilidad en su negocio de compra y venta de propiedades.

¿Cómo convertirse en especialista en conceptos y técnicas de BPM?

Los profesionales que poseen la perspicacia para navegar por estos territorios de BPM no solo son gerentes eficaces; son activos invaluables para sus organizaciones. Están equipados para introducir cambios transformadores, impulsar la eficiencia y, en última instancia, contribuir al resultado final.

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Empezar en este viaje de aprendizaje no solo te dota de conocimiento teórico; te capacita para implementar mejoras tangibles, fomentando un entorno empresarial sólido y ágil. Entonces, si tu objetivo es liderar la mejora de procesos, deja que BPM Fast Mode sea el vehículo que te lleve allí.